Amazon produce más redactores empresariales prolíficos que las escuelas de negocios.
Escribir en Amazon es un arte, y lo es desde 199x. Todas las conversaciones empresariales importantes en Amazon pasan por la escritura. Estos documentos adoptan uno de los 3 formatos aprobados por la empresa: 2 Pager, 6 Pager, PRFAQ. Como están redactados en un estilo narrativo, los primeros 10 minutos de las reuniones de Amazon se reservan para leer el memorándum en silencio. Y usar adjetivos o palabras de relleno es un gran tabú. ¿Tedioso? Por supuesto.
Pero funciona para la empresa, y para el empleado que redacta con esfuerzo un mínimo de 2 páginas sobre su nueva idea. Los empleados que abrazan esta cultura de la escritura consiguen ascensos más rápidos y se convierten en mejores pensadores. Algunos incluso llegan a escribir prolíficos artículos de opinión en destacadas publicaciones empresariales y se convierten en líderes de opinión en LinkedIn.
Por último, y no por ello menos importante, los ascienden con más frecuencia. Quienes comunican mejor escalan en la jerarquía corporativa más rápido porque, a medida que subes de nivel, la cantidad de comunicación en la que participas aumenta drásticamente.
Así que, si tienes la mira puesta en un ascenso, mejora tus habilidades de redacción empresarial. Empieza a escribir mejores documentos. Sigue leyendo para conocer qué es una buena redacción empresarial, cómo lograrla y una herramienta de IA gratuita de regalo que te ayudará, siempre.
¿Qué es una buena redacción empresarial?
Una buena redacción empresarial transmite ideas de negocio de la manera más sencilla posible. Por lo general, la redacción empresarial es prolija, pesada y difícil de leer. Y no digamos de entender.
Si profundizamos, una buena redacción empresarial:
- Está escrita en un español sencillo y corriente: nadie necesita abrir un diccionario de sinónimos para entender lo que intentas decir.
- Convence a tu equipo de la solución que propones.
- Responde a «Qué está mal», «Cómo arreglarlo» y «Qué necesito de ti para que esto suceda».
Y lo más importante,
Una buena redacción empresarial hace que la gente sienta algo.
Una buena escritura desencadena un flujo de dopamina en el circuito de recompensa de tu cerebro. Bill Birchard, el brillante coach de escritura de libros, ha descubierto que una buena redacción empresarial tiene el poder de motivarnos.
> La gran escritura libera opioides que activan los puntos calientes de la recompensa. Igual que una buena comida, un baño relajante o un abrazo envolvente, una prosa bien ejecutada nos produce placer, lo que nos hace querer seguir leyendo.
- Bill Birchard
Un buen libro de autoayuda nos motiva a hacer cambios concretos en nuestra vida diaria. De forma similar, una buena película sobre el amor nos motiva a ser mejores parejas. Y así mismo, una redacción empresarial eficaz consigue que nos importe el problema de la empresa y nos motiva a implicarnos en su resolución, en equipo.
Un ritual de escritura paso a paso para mejorar tu redacción empresarial un 80 %
Apreciamos las pautas de escritura de Amazon, pero son un poco excesivas. Sus reglas funcionan porque están adaptadas al tamaño colosal de la empresa y a lo que está en juego en sus decisiones.
Pero una pequeña empresa no tiene tanto contexto, información del sector ni la necesidad de acertar a la primera. Para ella, la redacción empresarial debe alinear a las partes interesadas sobre qué viene a continuación de la forma más breve posible. Con el contexto justo.
El siguiente ritual se basa en sólidos fundamentos de escritura. Sirve para redactar cartas comerciales, informes, hasta cosas como comunicados de prensa.
1. Da por sentado que tu lector tiene prisa
9 de cada 10 veces, tu lector ojeará tu documento por encima. En una jornada laboral cualquiera, salta entre llamadas, se preocupa por su trabajo individual, ayuda a los demás, etc. Siempre busca un resumen que le dé la mayor cantidad de información con el menor número de palabras posible.
Así que haz un experimento mental. ¿Qué harías si tuvieras que leer un documento antes de una reunión que empieza en 5 minutos?
Ojearías los títulos, leerías la sección de resumen, verías si te menciona o crea una dependencia que te afecte.
Aunque no puedas comprobarlo con tus compañeros, lo más probable es que ellos escaneen tus documentos de la misma manera. Así que antes de escribir nada, da siempre por sentado que cuanto más sencillo, y corto, hagas tu documento, más se leerá.
2. Ten claro por qué lo escribes
Deberías poder resumir en 1 frase por qué redactas un documento empresarial. Deberías tener un lema interno como este antes de empezar a armar un documento:
«Quiero transmitir que existe un [problema/oportunidad] y que trabajar en ello mediante [tu idea/iniciativa/proceso] puede ayudar a mejorar [métricas] en [porcentaje aproximado para resaltar la escala]»
O bien has encontrado una oportunidad para hacer algo nuevo, o para mejorar algo existente. En ambos casos, necesitas
- Conseguir que les importe el problema
- Convencerlos de la solución más eficaz
- Proponer un plan de acción que aborde de forma preventiva las objeciones sobre presupuesto, capacidad o recursos.
3. Ahora, piensa en voz alta
Si eres una persona de pensamiento crítico con poca formación en escritura, te encantará este paso. Algunas personas destacan a la hora de idear, pero les cuesta transmitir sus ideas. A estas personas les resulta difícil redactar documentación empresarial porque oscilan entre intentar explicar una idea y preocuparse por en qué sección o formato debería ir.
Si ese es tu caso, empieza siempre por esto.
- Olvídate de la escritura, la ortografía, la gramática, etc. Ponte como objetivo escribir un documento incoherente pero repleto de sustancia.
- Abre un documento nuevo y vacía tu mente. Cada punto o argumento nuevo que se te ocurra, conviértelo en una nueva viñeta.
- Hazlo tanto tiempo como puedas, al menos hasta completar media página.
- Aléjate para dar un paseo o haz otra cosa. Vuelve y relee el documento. ¿Tienen sentido los puntos? Tacha los que no. Añade algunas ideas más si te llega la inspiración. Ya te haces una idea.
Una vez hecho esto, has terminado oficialmente con la parte de pensar de una comunicación eficaz. La siguiente parte consiste en envolver tu documento en una narrativa convincente y luego hacerlo fácil de leer.
4. Desarrolla tus ideas en una escritura sencilla y coherente
Una vez que tus ideas estén en su sitio, reestructúralas en una narrativa y desarrolla cada punto.
Mientras lo haces, asegúrate de que tu escritura sea sencilla. Esto es clave. Todas las guías de escritura te aconsejarán escribir de forma sencilla.
Pero ¿qué significa siquiera escribir de forma sencilla? A grandes rasgos, significa que usas frases cortas, palabras de uso común y párrafos cortos. Hay 3 reglas concretas que puedes seguir para que tu escritura sea más «sencilla»
4.1 Mantén una proporción de 80/20 entre voz activa y voz pasiva.
Las instituciones educativas nos enseñan a usar jerga y voz pasiva para hacer que el texto parezca profundo. En realidad, la voz pasiva alarga las frases. Y las hace más difíciles de comprender. A nivel cognitivo, estamos predispuestos a entender la voz activa mucho mejor. Por eso, intenta escribir siempre en voz activa.
4.2 Decántate por las frases cortas.
Las frases más cortas son más fáciles de entender. Como estas. Cuando las usas en combinación con frases medianas, ocurre la magia. Se llama ritmo.
Las frases cortas tienen unas 10 palabras. Las frases medianas tienen de 10 a 15 palabras. Y las frases largas superan las 20 palabras.
Intenta siempre mantenerte alrededor de 15 palabras o menos. Puedes acortar tus frases más largas eliminando adverbios, adjetivos, sustituyendo palabras difíciles, etc.
4.3 Elimina las palabras difíciles de tu vocabulario.
Siempre tendrás la tentación de presumir de la última palabra o acrónimo que aprendiste en tu newsletter favorita. Pero lo más probable es que casi siempre puedas usar una opción de palabra más sencilla para transmitir el mismo significado.
Aquí tienes un ejemplo.
Versión compleja: «Nuestro producto aprovecha tecnología de vanguardia para optimizar el rendimiento y la escalabilidad de los marcos de procesamiento de datos, mejorando así de forma significativa las eficiencias operativas.»
Versión simplificada: «Simplificamos las operaciones usando la última tecnología para mejorar la velocidad de los marcos de procesamiento de datos.»
Estas 3 reglas por sí solas arreglarán la mayor parte de tus escritos. Y si quieres corregirlos, usa una herramienta como Hemingway. Resalta las frases largas y las palabras difíciles para que puedas corregirlas. Además, te da un análisis de legibilidad de alto nivel de tu contenido.
Por ejemplo, aquí está el análisis de legibilidad del contenido del artículo hasta el párrafo anterior:
Hemingway te ayuda a analizar gratis la legibilidad de tus escritos
5. Corrígelo al día siguiente
Deja pasar siempre de 6 a 12 horas antes de editar tu primer borrador. Ese tiempo te ayuda a revisar el documento desde una perspectiva fresca. Este es el momento en que revisas y editas.
> Probablemente acabo descartando una cuarta parte de lo que escribo en el primer borrador del capítulo de un libro. Aunque intento ser bastante reflexivo a la hora de averiguar qué quiero decir antes de escribir, aún tienes que ver cómo funcionan los conceptos sobre el papel para decidir si merecen quedarse.
- Cal Newport
Al escribir, recurrimos al pensamiento convergente. Nos dejamos llevar por nuestra cadena de pensamiento incoherente y nos vamos por las ramas. Esto aún es aceptable al escribir ficción, ensayos o piezas exploratorias sobre tendencias emergentes. Pero la información redundante es un pecado en la redacción empresarial. Hace perder tiempo y manda a tus compañeros por las mismas ramas inútiles, si no la eliminas.
6. Opcional - Añade una llamada a la acción (CTA)
Tu documento debería indicar a cada lector exactamente qué esperas que haga con esta información. Esto puede adoptar la forma de próximos pasos o sugerencias, pero es algo crucial.
Si eres una empresa de ritmo rápido que busca reducir reuniones, esto es imprescindible. Pero si redactas documentos como punto de partida de una discusión interdepartamental más amplia, un CTA puede resultar un poco brusco. Así que decide tú.
Y 5 consejos avanzados de redacción empresarial para pasar de bueno a brillante.
Los consejos de la sección anterior transformarán tu comunicación empresarial. Pero si quieres llegar al 1 % de los mejores redactores empresariales del mundo, haz esto.
Consejo n.º 1 - Reduce las afirmaciones genéricas y las palabras débiles.
No escribas:
«Nuestra atención al cliente es excelente.»
Escribe:
«El 89 % de los clientes encuestados califica nuestra atención al cliente como "muy satisfactoria", con una puntuación media de satisfacción de 4,8 sobre 5 basada en más de 5000 respuestas. Esto nos sitúa en el n.º 1 en satisfacción del cliente entre nuestros 5 principales competidores.»
En lugar del adjetivo vago «excelente», este ejemplo usa datos y porcentajes concretos para respaldar la afirmación sobre la calidad de la atención al cliente. Aportar el contexto de las clasificaciones de la competencia también refuerza la afirmación con hechos. Este nivel de detalle ofrece al lector pruebas tangibles en lugar de una afirmación genérica y ambigua.
Consejo n.º 2 - Anticipa las objeciones
No escribas:
«Nuestra nueva política será mejor para los empleados.»
Escribe:
«Algunos podrían pensar que una hora de inicio más temprana es menos cómoda. Sin embargo, los datos muestran que el nuevo turno de las 9 h propicia un entorno de trabajo más productivo. Los empleados pueden aprovechar las horas más tranquilas de la mañana, y los estudios informan de un aumento de la producción del 10 al 15 % gracias a los comienzos más tempranos.»
Consejo n.º 3 - Haz que se lea como una historia
No escribas:
«Actualizamos nuestra oferta, lo que gustó a los clientes.»
Escribe:
«Cuando los grupos de discusión expresaron su deseo de nuevas funciones, nuestro equipo entró en acción. Los ingenieros de producto añadieron las opciones A y B, largamente solicitadas. Los marketers crearon una campaña en redes sociales de enorme éxito basada en las mejoras. En 2 meses, el 83 % de los usuarios había probado las nuevas funciones, y las suscripciones aumentaron un 20 %.»
Consejo n.º 4 - Ve más allá de las palabras, añade elementos visuales
No te limites a escribir:
«Nuestro nuevo proceso ahorra tiempo.»
Incluye también un diagrama de flujo del proceso de 10 pasos, resaltando dónde se eliminaron 2 pasos redundantes.
Consejo n.º 5 - Confía en alguien para que revise tu trabajo.
Todos los escritores profesionales tienen un editor. La mayoría de los agradecimientos de los libros empiezan elogiando al editor por aguantar al escritor y esculpir su escrito hasta convertirlo en una obra acabada.
Haz que un colega revise tus documentos antes de enviar uno importante. Por lo general, detectan cosas que tú simplemente no puedes, por muy bueno que llegues a ser. Lo ideal es que sientas un enorme respeto por esta persona para tomarte sus comentarios en serio.
Por eso la mayoría de los grandes escritos empresariales llevan tiempo. La lentitud forma parte del rigor del proceso. Aunque ya tengas una idea genial articulada en tu cabeza, aún necesitarás tiempo para pulirla, darle formato, revisar las erratas, y solo entonces podrás publicarla.
Entonces, ¿hay una forma de crear excelentes escritos empresariales en muy poco tiempo?
Puedes usar la IA para transformar tus notas en bruto en documentación empresarial, porque es un excelente corrector ortográfico y revisor. Hay 2 formas de hacerlo.
Método 1 - Usa el formateador de documentos mágico de Slite
El formateador de documentos gratuito de Slite transforma tus notas en un documento coherente, fácil de leer y con un formato cuidado. Así funciona:
Paso 1: Ve a este enlace.
Paso 2: Pega tu contenido y haz clic en «Obtener documento formateado»
¿No te lo crees?
Para este ejemplo, le pedimos a ChatGPT que creara un resumen del libro «Getting Things Done» y ¡este es el resultado que obtuvimos!
El formateador de documentos mágico de Slite en acción
Aquí tienes una breve lista de todo lo que el formateador de documentos mágico hace con tu contenido:
- Te da acceso desde el primer momento a plantillas para los documentos de trabajo del día a día
- Corrige todo tipo de errores ortográficos y gramaticales.
- Añade subtítulos a tu contenido.
- Pone en negrita las frases importantes para resaltar los puntos clave.
- Mantiene un tono profesional.
- Te entrega tu resultado gratis en segundos. Tradicionalmente, a la mayoría de los profesionales les llevaría al menos de 20 a 30 minutos hacer el tipo de edición que el formateador de documentos mágico realiza en un instante.
Método 2 - Pide manualmente a ChatGPT que amplíe tu contenido
La segunda forma de hacerlo consiste en darle tus notas a ChatGPT y, una a una, pedirle que:
- Amplíe los puntos
- Simplifique el vocabulario y las frases
- Los reestructure en un [tipo de documento que estás preparando. Ej.: un plan, una propuesta, etc.]
- Reformatee el contenido para mejorar la legibilidad añadiendo saltos de párrafo y títulos
Consejo de experto: En lugar de dar todas las instrucciones en un solo mensaje, dale las indicaciones de una en una. Los LLM tienen dificultades con los procesos de varios pasos. Tienden a olvidar pasos aquí y allá todo el tiempo. Un enfoque mejor es darle una instrucción, iterar hasta que estés satisfecho y solo entonces pasar al siguiente paso.
Método 3 - Usa Slite para reunir información completa antes de escribir
El mayor sumidero de tiempo en la redacción empresarial no es la escritura en sí: es encontrar la información adecuada sobre la que escribir. Tus mejores ideas están dispersas en conversaciones de Slack, tickets de Linear, discusiones de GitHub, documentos de Google Drive y tickets de soporte. Acabas dedicando entre el 30 y el 40 % de tu tiempo de redacción a rebuscar en varias plataformas en lugar de construir tu narrativa.
Slite resuelve este cuello de botella de la investigación. Su búsqueda con IA extrae respuestas de tu base de conocimientos y, en el plan Pro, Slite Agent también busca en todas tus herramientas conectadas. Así puedes usarlo para escribir mejor en el ámbito empresarial:
Paso 1: En lugar de abrir más de 15 pestañas del navegador, hazle a Slite preguntas en lenguaje natural como «¿Cuáles fueron las principales objeciones de los clientes a nuestro cambio de precios?» o «¿Qué métricas mejoraron tras el nuevo proceso de incorporación?»
Paso 2: Obtén respuestas completas con citas de las fuentes de todas las plataformas: discusiones de Slack, actualizaciones de proyectos en Linear, opiniones de clientes de las herramientas de soporte y decisiones técnicas de GitHub.
Paso 3: Usa estas ideas verificadas como base y luego aplica los métodos 1 o 2 para estructurar y pulir tu escrito.
Este enfoque transforma tu fase de investigación de una búsqueda dispersa en una recopilación de información enfocada. Pasas menos tiempo preguntándote «¿Dónde vi esa discusión importante?» y más tiempo componiendo narrativas empresariales convincentes con un contexto completo.
Slite se asegura de que nunca te pierdas información crucial por estar enterrada en la herramienta equivocada. Empieza en 10 $/usuario/mes, y el plan Pro (20 $/usuario/mes) añade la búsqueda de Slite Agent en todas tus herramientas conectadas. Reserva una demo para ver cómo acelera tu redacción empresarial.
Palabra final - seguirás mejorando si practicas
Mark Twain dijo aquella famosa frase: «No tuve tiempo de escribirte una carta corta, así que te escribí una larga.» Los escritores viven y respiran por esta cita. Escribir bien consiste en tomar mucha información, hacer una historia con ella y luego condensarla. Es difícil.
Como cualquier otra habilidad exigente, puedes mejorar tu redacción empresarial si practicas. Pero, a diferencia de la mayoría de las demás habilidades, tiene un efecto compuesto. Tus reuniones serán menos numerosas. Tus compañeros te respetarán más. Pensarás de forma más crítica. Más oportunidades llegarán a ti.
Pero todo empieza por tu sencillo hábito de escribir.
